RFP（Request for Proposal）は提案依頼書のこと。この精度しだいでプロジェクトの動き出しに大きく影響します。
資料フォーマットはWord形式ファイルやPowerPoint形式ファイルが一般的です。
記載する項目は、最低でも以下の項目はあると望ましいです。
提案依頼内容
「予算規模を指定すると、提案が小さくまとまってしまって思い切ったアイデアなどが出ないのでは？という不安がある」
「予算規模を指定すると、本来は安くすむのに不要な作業を水増しで追加されて無駄遣いになるのでは？という懸念がある」
こうした声から、予算を指定しないRFPも少なくありません。
予算はコンペ形式で競合させない場合には必ずしも必要ではないかもしれませんが、コンペ形式になる場合は必ず予算を入れることをおすすめします。
理由は単純で、コンペで提案をしてきた企業は、「本気で提案したのに価格が理由で落とされる」ということを何度も経験しているためです。
予算さえわかっていれば、最初から予算に収まるように提案するだけですし、もし予算に収まらない場合は提案する側にとってこれほど無力感を感じることはありません。
こうした経験から「予算がないRFPには提案自体を控える」「依頼されたので義理として適当に提案しておく」という企業も少なくないのです。
できるだけ多くの企業にしっかりとした提案をもらうためにも、予算は明記しておくことが望ましいでしょう。
もしあなたがWEB制作やシステム開発を主導する立場にいて、RFPを作ることが難しければ、社内の詳しい人に助力を頼んだり、RFPの制作の協力を外部に依頼してもかまいません。
しかし、あくまで主導するあなたが完全に理解することが不可欠です。なぜならプロジェクトが開始したら、社内外の関係者とプロジェクトの調整をするのは現場メンバーだからです。
RFPの制作を外部に請け負わせて丸投げしたら、RFPを作ることがゴールになり、適切な社内調整などが行われない傾向があります。そうなると、プロジェクトが始まってから混乱するのは目に見えています。
RFPの策定において社外の力をコンサル等に借りる場合は、あくまで技術的な知見やデジタルに関する知見を借りるといった具合に範囲を限定することがポイントです。
また、そうしてRFP策定支援の協力を乞うコンサルは、できればコンペを依頼する会社と直接的な利害関係がない会社であるとベターです。
弊社、博報堂アイ・スタジオは、博報堂グループでデジタル系の高度な制作業務を一手に担い、大企業のデジタルマーケティングの戦略策定から実行支援、その仕組を支えるシステムの開発などを行っておりました。
そうした業務を経て、幸いにしてデジタルトランスフォーメーションに必要なノウハウを持ち合わせております。初回相談は無料ですのでまずはお気軽にお問合せください。